Cómo anular y conservar la documentación papel no utilizada tras implementar la facturación electrónica

La transición hacia la facturación electrónica en Uruguay ha dejado a muchas empresas con documentación en papel preimpresa que nunca se utilizó. Gestionarla correctamente es fundamental para cumplir con la normativa de la DGI y mantener la trazabilidad contable.

A continuación, un paso a paso práctico para manejar esta situación.

Paso 1: Identificar y clasificar los comprobantes no utilizados

• Revisar todos los comprobantes en papel que quedaron sin emitir: facturas, notas de crédito o débito, boletas y resguardos.

• Clasificarlos por tipo de documento y rango de numeración, dejando registro de cuáles serán anulados.

• Registrar la información en un listado interno para tener control absoluto de la numeración.

Paso 2: Anular formalmente los comprobantes

• Marcar físicamente los documentos como “ANULADO” o “NO UTILIZADO”.

• Emitir un informe interno de anulación, donde se indique:

  • Tipo de documento.

  • Rango de numeración.

  • Motivo de la anulación (por ejemplo, transición a CFE).

  • Fecha y responsable de la anulación.

• Conservar este informe como respaldo contable y fiscal.

Paso 3: Registrar la anulación en el sistema contable o de facturación

• Ajustar los libros contables para reflejar que esos documentos no fueron emitidos.

• En el sistema de facturación electrónica, registrar los rangos de comprobantes anulados para mantener coherencia en la numeración.

• Asegurarse de que los números posteriores continúen de forma correlativa, evitando duplicaciones o saltos.

Paso 4: Conservar la documentación papel

• Guardar los documentos anulados por al menos cinco años, tal como exige la DGI.

• Mantenerlos organizados por tipo y rango de numeración, junto con el informe de anulación.

• Utilizar carpetas físicas o archivadores dedicados, o digitalizar los documentos para facilitar su consulta futura.

Paso 5: Validar la trazabilidad y control interno

• Revisar periódicamente que los comprobantes anulados estén correctamente registrados y conservados.

• Incorporar controles internos para evitar uso indebido o emisión accidental de documentos en papel no utilizados.

• Capacitar al personal encargado de facturación para asegurar que los procedimientos se cumplan de forma consistente.

Beneficios de este procedimiento

• Garantiza cumplimiento legal y fiscal, evitando sanciones de la DGI.

• Mantiene la integridad de la numeración y contabilidad.

• Facilita auditorías internas y externas al contar con un historial claro de documentos anulados.

• Optimiza la transición a la facturación electrónica, dando confianza a clientes y proveedores.

Conclusión

Anular y conservar correctamente los comprobantes en papel no utilizados es una práctica obligatoria y estratégica. Garantiza cumplimiento legal, integridad contable y transparencia en la gestión de la empresa.

En GRO Consultores, acompañamos a las empresas en cada paso del proceso de transición hacia la facturación electrónica, asegurando que la anulación, el registro y la conservación de documentos se realicen de manera ordenada, segura y conforme a la normativa vigente.