Fases del Proceso Administrativo
El Proceso Administrativo se define como una serie de etapas que se desarrollan de manera interrelacionada dentro de una organización, de manera tal que le permitan alcanzar la estructura y los procesos necesarios para lograr los objetivos planteados.
Las fases del proceso administrativo se refieren a la Planeación 📅, Organización 🏗️, Dirección 📣, Control 🔍.
A continuación, profundizaremos en cada una de ellas:
Planeación 📅: esta primera etapa se refiere al establecimiento de los objetivos de la organización y cómo se plantea alcanzarlos. En esta etapa se deben determinar aquellos recursos que se destinarán para alcanzar los objetivos, así como el desarrollo de las estrategias que se utilizarán en la aplicación de dichos recursos. La implementación de la estrategia definida implicará la asignación de los recursos finitos en toda organización de manera eficaz y eficiente. Organización 🏗️: la segunda etapa implica la distribución y coordinación de los recursos asignados en la etapa anterior. Estos recursos incluyen el tiempo de los colaboradores, recursos materiales, tecnológicos y financieros destinados al logro de los objetivos. Se deberán definir las tareas y responsabilidades de cada uno de los colaboradores del equipo, así como la jerarquía y la autoridad que se distribuye entre los mismos.
¿Qué debo hacer? ¿Qué herramientas tengo disponibles? ¿A quién le rindo cuentas?
A su vez, se definirán en esta etapa los procedimientos a realizar y las vías de comunicación entre todos los involucrados. En esta etapa es fundamental la equidad y eficiencia en la utilización de los recursos, y es altamente necesario proporcionar al colaborador las vías adecuadas para que exprese sus dificultades de manera temprana, logrando así determinar rápidamente posibles cuellos de botella, sobrecarga laboral, entre otros problemas organizacionales.
Otra herramienta útil para la detección y solución de estos problemas es la realización del Mapa de Procesos actual de la organización.
Dirección 📣: esta tercera etapa consiste en liderar al equipo, mantenerlo motivado y supervisarlo, de manera que los procedimientos establecidos anteriormente se mantengan alineados al logro de las metas a través de la estrategia planteada. Entendemos crucial que el líder o los líderes que ocupen el cargo directivo tengan la capacidad y la experiencia suficientes para tomar las decisiones adecuadas y oportunas, ayudando y guiando al equipo, especialmente en los momentos críticos. La comunicación deberá ser fluida y efectiva, tanto horizontal como verticalmente. Reconocer el esfuerzo de los colaboradores al alcanzar los objetivos fomenta un sentido de pertenencia en el equipo y ayuda a mejorar el clima laboral.
Control 🔍: la última etapa del proceso administrativo se refiere al monitoreo y la evaluación del desempeño del equipo en general y de los componentes del mismo en particular, de manera que se asegure que el desarrollo de la estrategia y los procedimientos acerquen al equipo al logro de los objetivos. La supervisión permitirá determinar desviaciones con respecto a la planeación y tomar medidas correctivas sobre las mismas. Por este motivo, creemos importante que la supervisión se realice a lo largo del proceso y no solo sobre el resultado final, lo que no permitiría a la organización realizar los cambios necesarios a tiempo. En esta etapa, el establecimiento de indicadores de desempeño (KPI) resulta útil para visualizar de manera clara el cumplimiento o no de las metas trazadas.
Es fundamental que como producto del proceso administrativo surja información de gestión de calidad para que sea utilizada en la toma de decisiones relevantes para la organización.
Realizar evaluaciones de desempeño frecuentes al equipo de trabajo permitirá que el colaborador conozca su rendimiento y el rendimiento esperado por la empresa, ofreciéndole oportunidades de mejora.
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