Partidas de nacimiento, apostilla y legalización: guía simple para usar tus documentos en Uruguay y en el exterior

Cuando un documento uruguayo (o extranjero) debe tener validez en otro país, suele pedirse apostilla o legalización. Acá te explicamos, en simple, qué pedir, dónde y en qué orden.

1) Partidas de nacimiento: lo básico

• Es el certificado oficial del nacimiento: nombre, fecha, filiación y lugar.

• En Uruguay la emite el Registro de Estado Civil (REC).

• Validez temporal: muchos organismos exigen partidas “actualizadas” (habitualmente 90 días o 6 meses según el destino). Verificá el requisito del país/entidad receptora.

• Formato: pedí copia original reciente (no fotocopia). Si existe versión plurilingüe o “internacional”, puede simplificar traducciones en ciertos destinos.

Tip: revisá que nombres, tildes y números de documentos estén idénticos a pasaporte/CI. Errores de ortografía generan rechazos.

2) Apostilla vs. legalización (cuál te toca)

• Apostilla (Convenio de La Haya): si el país de destino está adherido al convenio, basta con apostillar el documento. Es un sello o adjunto que certifica la firma y calidad de la autoridad que emitió el documento.

• Legalización consular: si el país NO participa del convenio, corresponde la cadena de legalizaciones (autoridades locales + Cancillería + Consulado del país de destino).

Traducción: si el documento no está en el idioma requerido, necesitás traducción pública (por Traductor Público habilitado). Dependiendo del país, se apostilla/legaliza el documento original y, a veces, la firma del traductor también.

3) Uruguay → Exterior (uso fuera de Uruguay)

Flujo recomendado

1. Solicitá la partida en el Registro de Estado Civil (reciente).

2. Confirmá el país de destino:

   • Si es Convenio de La Haya → Apostilla en Cancillería.

   • Si no es Convenio → Legalización consular (cadena).

3. Traducción (si aplica):

   • País hispanohablante: normalmente no se traduce.

   • País no hispano: Traducción Pública.

   • Según el destino, pueden pedir apostillar/legalizar la traducción (la firma del Traductor Público).

4. Envío y presentación: conservá original + apostilla/legalizaciones. Evitá plastificar o engrapar de forma que tape sellos.

Atajos útiles

• Preguntá si el país acepta partida plurilingüe (cuando la hay) o traducción en destino.

• Pedí turno para apostillar/legalizar y verificá formas de pago (varían por organismo).

4) Exterior → Uruguay (uso dentro de Uruguay)

Si traés una partida extranjera para usar en Uruguay:

1. En el país de origen, obtené la apostilla (si es Convenio) o la legalización consular.

2. Si no está en español, hacé Traducción Pública en Uruguay (por Traductor/a Público/a matriculado/a).

3. Presentá el documento ante el organismo uruguayo que lo requiere (registro, juzgado, entidad educativa, etc.). En casos de ciudadanía/registro civil, puede pedirse inscripción o transcripción adicional.

Importante: el criterio de vigencia (90 días/6 meses) y el orden exacto de pasos pueden cambiar según la finalidad (matrimonio, estudios, residencia, etc.). Vale confirmar con el organismo final.

5) ¿Qué documentos se apostillan/legalizan además de la partida?

• Certificados del Registro Civil (nacimiento, matrimonio, defunción).

• Antecedentes penales / certificados policiales.

• Títulos y programas educativos (a veces requieren sellos previos del organismo educativo).

• Poderes y escrituras notariales.

• Certificados médicos, laborales o bancarios (siempre con firma de autoridad competente).

6) Traducciones: cuándo, quién y en qué orden

• Quién: en Uruguay, las hace un/a Traductor/a Público/a habilitado/a.

• Cuándo: si el país de destino no es hispanohablante o exige su idioma.

• Orden típico:

  • Apostillás/legalizás el documento original.

  • Luego traducís (o traducís y apostillás/legalizás la firma del traductor, si el país lo pide).

• Excepción: algunos organismos aceptan traducción en destino (consultar antes).

7) Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

• Partida “vieja”: pedí actualizada (validá vigencia del destino).

• Falta de apostilla/legalización: confirmá si el país está en La Haya; eso define el trámite.

• Traducción no válida: asegurate de usar Traductor Público y de apostillar/legalizar la firma del traductor si el país lo exige.

• Nombres mal escritos: revisá acentos y números como en pasaporte/CI.

• Perder los adjuntos: la apostilla suele ir grapada o como hoja anexa; guardá todo junto.

8) ¿Cómo te ayuda GRO Consultores?

• Gestión integral: pedimos por vos la partida (cuando es posible), coordinamos apostilla o legalización consular, y la traducción pública.

• Definición de ruta: te decimos en qué orden conviene hacerlo según país y finalidad.

• Control de calidad: revisamos datos, vigencias y sellos para evitar rechazos.

• Logística: coordinación de turnos, pagos y envíos (nacional/internacional).

Resultado: documentos listos a la primera, sin vueltas.

La clave está en definir el destino, pedir la partida actualizada y elegir apostilla o legalización según corresponda. Sumale la traducción pública cuando haga falta y cuidá los detalles (nombres, sellos, vigencias). Si querés, desde GRO Consultores nos encargamos de todo el circuito y te avisamos cuándo está listo para presentar