Resguardos electrónicos: ¿cuándo usarlos y cómo emitirlos sin errores?

En el mundo de la facturación electrónica en Uruguay, mucho se habla de facturas, tickets y notas de crédito. Sin embargo, existe otro documento clave para el cumplimiento fiscal que muchas empresas pasan por alto o utilizan de forma incorrecta: el resguardo electrónico.

Emitirlo correctamente no solo evita sanciones, sino que permite deducir gastos y cumplir con las obligaciones de retención impositiva de manera adecuada. En este artículo te contamos cuándo corresponde emitir un resguardo, cómo hacerlo bien y qué debes tener en cuenta para evitar errores comunes.

✅ ¿Qué es un resguardo electrónico?

Es un comprobante fiscal obligatorio que emite una empresa cuando realiza una retención de impuestos a un proveedor o tercero.

Funciona como el “recibo oficial” que deja constancia de que la empresa actuó como agente de retención de:

• IRPF (Impuesto a la Renta de las Personas Físicas)

• IRNR (Impuesto a la Renta de No Residentes)

• IVA (en operaciones específicas)

• Impuestos específicos como IASS o retenciones a profesionales independientes

En definitiva, es el respaldo fiscal de que un importe fue retenido y será depositado ante la DGI.

📌 ¿Cuándo corresponde emitir un resguardo?

Debes emitir un resguardo cuando:

1. Contratas a un proveedor o prestador de servicios que está sujeto a retención. Ejemplo: un diseñador gráfico independiente, un técnico en informática, un abogado, etc.

2. Pagas alquileres u honorarios a personas físicas.

3. Realizas pagos a proveedores del exterior sujetos a IRNR.

4. Pagas servicios personales fuera de relación de dependencia.

👉 Importante: no todos los pagos requieren resguardo. Por ejemplo, si contratas a una empresa unipersonal que tributa IVA e IRAE, muchas veces no corresponde retención. Por eso, siempre conviene consultar con un contador o verificar el régimen fiscal del proveedor.

 ¿Cómo emitir un resguardo electrónico sin errores?

Un buen sistema de facturación electrónica, como ASYSTAX, te guía en cada paso para que el resguardo se emita correctamente. De todos modos, estos son los aspectos clave que debes tener en cuenta:

1. Verifica el régimen fiscal del proveedor

Antes de emitir un resguardo, asegúrate de:

• Saber si el proveedor tributa como persona física, sociedad, no residente, etc.

• Confirmar si está alcanzado por IRPF, IRNR o algún régimen especial.

Esto determina qué impuesto se debe retener y cuál es la tasa aplicable.

2. Aplica la tasa de retención correcta

Las tasas varían según el tipo de renta y el sujeto. Por ejemplo:

• IRPF servicios personales: 7% u 12%

• IRNR: 12%, 25%, 30% o más (según el país)

• IVA servicios personales: 10%

Un error común es aplicar mal la tasa o retener cuando no corresponde.

3. Incluí toda la información fiscal requerida

El resguardo debe contener:

• Datos completos del retenido

• Concepto del pago

• Monto bruto, impuesto retenido y neto pagado

• Fecha del pago

• Número de comprobante asociado (por ejemplo, factura del proveedor)

Un sistema como ASYSTAX completa automáticamente muchos de estos datos al cargar el pago, minimizando errores.

4. Firma digitalmente el resguardo y envíaselo al proveedor

Una vez generado, el resguardo debe ser:

• Firmado digitalmente por el emisor.

• Validado por la DGI.

• Enviado al proveedor, quien puede usarlo como constancia para su liquidación impositiva.

⚠️ Errores comunes al emitir resguardos

Evita estos fallos frecuentes:

• Emitir resguardos a contribuyentes no alcanzados por retención.

• No emitir el resguardo cuando sí corresponde.

• Retener montos equivocados.

• No asociar el comprobante al pago correspondiente.

• No conservar copia válida del resguardo validado por la DGI.

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