Cierre de ejercicio en una pyme uruguaya: la lista de control que usamos en GRO

El cierre de ejercicio no es un trámite que ocurre en el cuarto mes, cuando vence la declaración de IRAE. Es un proceso que empieza antes de la fecha de cierre y que, bien hecho, evita pagar impuestos de más, reduce el riesgo de observaciones de DGI y deja estados contables que sirven para tomar decisiones. Esta es la lista de control que aplicamos en GRO Consultores con nuestros clientes, ordenada en el tiempo.

Antes del cierre

1. Confirmar la fecha de cierre y el calendario. La mayoría de las empresas cierra el 31 de diciembre, pero muchas tienen cierres a junio, setiembre u otros meses. De la fecha de cierre dependen todos los vencimientos: declaración de IRAE e Impuesto al Patrimonio en el cuarto mes, anticipos del ejercicio siguiente, registro de estados contables. Un cierre distinto al de diciembre puede convenir a empresas con estacionalidad marcada, pero hay que decidirlo antes, no en abril.

2. Revisar inversiones y gastos pendientes. Las compras de activo fijo, las contrataciones y los gastos de fin de año tienen efectos distintos según queden de un lado u otro de la fecha de cierre. Si la empresa tiene un proyecto COMAP o está evaluando presentarlo, el momento de la inversión define el beneficio.

3. Evaluar la distribución de utilidades y las remuneraciones de los socios. Lo que se pague como sueldo de director, lo que se distribuya como dividendo y lo que se capitalice tienen tratamientos fiscales diferentes en IRAE, IRPF y BPS. Conviene decidirlo con el resultado estimado a la vista, antes del cierre.

En la fecha de cierre

4. Inventario físico. Contar la mercadería y valuarla con el criterio fiscal admitido. Las diferencias de inventario no documentadas son una fuente habitual de ajustes.

5. Arqueo de caja y conciliación de todas las cuentas bancarias. Cada movimiento sin identificar es un problema futuro. Los saldos de caja irreales, en especial los positivos y crecientes, son una señal que DGI mira con atención.

6. Corte de documentación. Asegurar que todas las facturas emitidas y recibidas hasta la fecha de cierre estén registradas en el ejercicio correcto, y que los CFE recibidos coincidan con lo registrado. El cruce entre lo que informan los proveedores y lo que la empresa declara es automático.

Después del cierre: trabajo contable

7. Cuentas a cobrar y previsión para incobrables. Analizar la antigüedad de los deudores y documentar las gestiones de cobro. La deducción fiscal de incobrables exige requisitos concretos; sin ellos, la previsión contable no reduce el IRAE.

8. Provisiones y pasivos devengados. Aguinaldo, licencia y salario vacacional generados y no pagados, honorarios pendientes, servicios recibidos sin factura. Lo devengado en el ejercicio corresponde al ejercicio.

9. Activo fijo. Altas, bajas, amortizaciones y revaluación fiscal con los coeficientes que publica DGI. Los bienes que ya no existen deben darse de baja; los que se usan y están totalmente amortizados, mantenerse en el registro.

10. Préstamos y saldos con socios y empresas vinculadas. Los saldos a favor de los socios sin documentación ni intereses, y los préstamos entre empresas del grupo, tienen consecuencias en IRAE, IRPF e Impuesto al Patrimonio. Si hay vinculadas en el exterior, además entra en juego el régimen de precios de transferencia.

11. Diferencias de cambio y moneda. Valuar los saldos en moneda extranjera al tipo de cambio de cierre y verificar el criterio contable y fiscal aplicado a las diferencias.

Después del cierre: trabajo fiscal

12. Gastos deducibles y la regla de la proporción. No todo gasto contable es deducible. El gasto debe ser necesario para obtener renta gravada, estar documentado y, en general, constituir renta gravada para la contraparte. Cuando la contraparte tributa a una tasa menor que el 25 %, la deducción se limita en proporción. Es el ajuste más frecuente en las inspecciones de IRAE a pymes.

13. Pérdidas fiscales de ejercicios anteriores. Verificar el saldo, su actualización por el índice correspondiente y el plazo de cinco años para compensarlas. Una pérdida mal arrastrada se pierde.

14. Liquidación de IRAE e Impuesto al Patrimonio y comparación con los anticipos. Determinar el saldo a pagar o el crédito, y revisar si el régimen de anticipos del ejercicio siguiente puede reducirse cuando la empresa tiene fundamentos para ello.

15. Declaraciones juradas y estados contables. Presentar las declaraciones en el cuarto mes, con los estados contables preparados según las normas contables adecuadas. Las sociedades comerciales que superan el límite de ingresos fijado por la normativa deben además registrar sus estados contables ante la Auditoría Interna de la Nación dentro de los 180 días del cierre, y en ciertos casos presentarlos con informe de auditoría o revisión limitada.

Lo que el cierre debería devolverle a la empresa

Un cierre bien hecho no termina en una declaración jurada. Termina en una reunión en la que el dueño de la empresa entiende tres cosas: cuánto ganó realmente, cuánto pagó de impuestos y por qué, y qué decisiones del próximo ejercicio cambiarían esos números. Si la única información que recibe es el monto a pagar en el cuarto mes, el proceso está incompleto.

En GRO Consultores trabajamos el cierre con un calendario acordado con cada cliente, que empieza dos meses antes de la fecha de cierre y termina con la presentación de las declaraciones y el análisis de resultados. Si su empresa cierra en diciembre, noviembre es el momento de empezar.