e-Remito en Uruguay (2025): uso correcto, impacto logístico y controles para auditoría

El e-Remito es el documento electrónico que respalda el traslado de mercaderías sin implicar, por sí mismo, la transferencia de propiedad. Bien instrumentado, ordena la operación logística, sincroniza el stock entre depósitos y sucursales y reduce observaciones en auditorías internas y fiscales. Esta guía reúne criterios de uso, diseño de series, referencias con CFE de venta y un esquema de controles que funciona en campo.

1) Para qué sirve realmente el e-Remito

Su propósito es documentar movimiento físico: salidas, entradas y transferencias. Acompaña la mercadería desde el punto de partida hasta el destino, identifica al remitente, transportista y destinatario, y detalla ítems, cantidades y unidades. No acredita cobro ni determina por sí solo el impuesto, pero deja la trazabilidad que luego deberá conciliarse con ventas, compras y existencias.

2) Cuándo emitirlo

En toda transferencia interna entre depósitos o sucursales; en entregas parciales de pedidos; en préstamos o consignaciones de bienes; en devoluciones de clientes o a proveedores; y en envíos a terceros para reparación, industrialización o exposición. Si el transporte lo realiza un tercero, el e-Remito debe incluir sus datos y, de corresponder, el vehículo y conductor.

3) Relación con facturas y notas

Cuando el traslado responde a una venta ya emitida, el e-Remito debe referenciar el CFE de origen (tipo, serie y número). En entregas parciales, se emite un e-Remito por cada despacho, siempre referenciando el pedido o la factura que lo respalda. Si la mercadería vuelve —por ejemplo, una devolución— corresponde emitir un e-Remito de retorno y, si hay reajuste de precio o cantidad, la Nota de Crédito asociada. La coherencia documental evita diferencias entre salidas físicas y salidas contables.

4) Series y numeración que simplifican la operación

Conviene usar series específicas por flujo. Una práctica ordenada es separar:

• Transferencias internas (RE-TI) para movimientos depósito↔depósito.

• Despachos a clientes (RE-CL) cuando el e-Remito acompaña una venta.

• Devoluciones (RE-DEV) para retornos desde clientes o a proveedores.

• Servicios/terceros (RE-ST) para envíos a reparación, industrialización o consignación.

La contingencia merece su propia serie (RE-C) y un procedimiento claro de regularización al restablecer el sistema. Mantener numeradores independientes por serie evita solapamientos y acelera conciliaciones.

5) Datos críticos que nunca deben faltar

Remitente y destinatario con identificación fiscal; domicilio de origen y destino; descripción de ítems con unidades, presentaciones y, cuando corresponde, lotes o series; cantidad total y peso aproximado si la operación lo requiere; transportista y vehículo en traslados por terceros; referencias a CFE de venta o a órdenes internas. En el PDF, reservá un bloque visible con el código de verificación y el QR.

6) Impacto en stock y logística

El e-Remito debe disparar movimientos de inventario en tiempo real o en un lote programado de muy corta frecuencia. Para transferencias internas: salida en origen y entrada en destino al momento del recepcionado. En despacho a cliente: salida física al expedir, conciliada luego con la factura. En consignación: salida a consignación y, cuando el cliente vende, la venta y la salida definitiva. Esta disciplina reduce mermas y explica diferencias en auditoría.

7) Procedimiento operativo de punta a punta

La operación se ordena en tres momentos. Antes de despachar, verificá disponibilidad, ubicación y estado (lote, vencimiento), asigná transportista y generá el e-Remito con referencias. Durante el tránsito, acompañá la carga con el PDF/representación impresa o digital accesible; ante controles, el código de verificación valida la documentación. Al recepcionar, el destino escanea el documento, confirma cantidades y registra diferencias por roturas o faltantes. Cualquier ajuste posterior debe quedar trazado con e-Remito de rectificación o con NC si involucró una venta.

8) Controles y KPIs que valen

Un tablero útil sigue cuatro indicadores: e-Remitos sin recepción mayor a 48 horas; diferencias entre cantidades remitidas y recibidas; despachos sin referencia a pedido/factura; y transferencias internas con entrada atrasada. A nivel de proceso, auditoría mensual sobre muestras de e-Remitos y su conciliación con stock y ventas mantiene el sistema alineado.

9) Errores frecuentes y cómo evitarlos

Emitir e-Remitos genéricos sin detalle útil dificulta el control de stock; la solución es usar catálogos de productos y unidades estandarizadas. Omitir la referencia a factura o pedido fragmenta la trazabilidad; el sistema debe forzar esa referencia cuando corresponda. Postergar la entrada en destino genera inventarios negativos; instaurá un SLA de recepción y un reporte de pendientes. Usar la misma serie para todos los flujos complica auditorías; separá por tipo de movimiento. No documentar devoluciones con e-Remito produce “saltos” de stock; el retorno debe viajar con su propio documento.

10) Modelo breve de procedimiento interno

Cada despacho se inicia en el módulo de pedidos, se valida disponibilidad y se genera el e-Remito con transportista y referencia. El embarque no sale sin el PDF/QR. En destino, un responsable distinto del que despachó recepciona y confirma cantidades. Las diferencias se informan en 24 horas y disparan rectificaciones o reclamos. El área contable concilia e-Remitos con ventas y transferencias cada cierre y reporta pendientes.