Gastos y viáticos en Uruguay: qué es deducible (IRAE/IVA), cómo documentarlo y cómo ordenar la política interna

En el día a día se pagan combustibles, viajes, almuerzos con clientes, suscripciones, celulares… Sin una política clara y buena evidencia, parte de ese gasto puede volverse no deducible o generar observaciones. En esta guía explicamos criterios generales, documentación mínima y un paso a paso para ordenar tu política de gastos.

1) Conceptos clave (en criollo)

• Deducible para IRAE: gasto necesario para obtener y conservar la renta (criterio de causalidad), devengado en el período y debidamente documentado.

• Crédito de IVA: solo si el gasto corresponde a la actividad gravada y está respaldado con CFE válido (e-Factura/e-Ticket) a nombre de la empresa.

• No deducible (total o parcial): gastos personales, falta de comprobante hábil, proporciones no afectas a la actividad, topes o límites normativos.

2) Qué gastos típicos generan dudas (y cómo tratarlos)

a) Combustibles y peajes

• Recomendación: cargar siempre con CFE a nombre de la empresa y asignar vehículo/centro de costo.

• Riesgo: carga con recibos genéricos, tickets sin RUT o uso personal del vehículo.

b) Alimentación y reuniones

• Regla: si son de representación (con clientes/proveedores) y están documentadas (motivo y asistentes), pueden ser deducibles con límites.

• Riesgo: consumos del personal sin vínculo directo con la actividad.

c) Viajes y viáticos

• Práctica sana: itinerario, objetivo del viaje, pasajes/hospedajes con CFE, y rendición con comprobantes y cambio si fue en moneda extranjera.

• Riesgo: viáticos “globales” sin desglose ni comprobantes.

d) Telefonía, Internet y software

• Tip: contratos a nombre de la empresa; si hay uso mixto, definir porcentaje afectación.

• SaaS/Apps: guardar facturas (muchas son extranjeras); evaluar retención/impuestos digitales cuando corresponda.

e) Vehículos de dirección

• Clave: política de uso (laboral/personal) y asignación. Sin eso, DGI puede presumir uso personal y ajustar.

f) Regalos y marketing

• Admisible como promoción si está relacionado con la actividad, a nombre de la empresa y razonable.

• Riesgo: obsequios personales, sin branding ni evidencia del fin comercial.

3) Documentación mínima por cada gasto

• CFE (XML+PDF) válido a nombre de la empresa (RUT correcto).

• Concepto claro en el CFE (evitar “varios”).

• Soportes complementarios: orden de compra, mail de invitación, contrato o agenda de reunión.

• Asignación contable: centro de costo/proyecto, responsable interno.

• Moneda extranjera: tipo de cambio y criterio unificado.

4) Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Tickets sin RUT o a nombre de una persona → pedí CFE con datos de la empresa.

• Rendiciones sin detalle → exigí comprobantes y motivo del gasto.

• Uso personal disfrazado de corporativo → definí límites y obtené declaraciones de uso.

• Gastos en USD sin tipo de cambio → fijá fuente (vendedor/BCU) y día de registro.

• Software exterior sin analizar impuestos → chequeo de retenciones y documentación contractual.

Una buena política de gastos vale más que mil correcciones de último minuto. Ordena el cierre, reduce riesgos y defiende tu deducibilidad.