Licencia anual y salario vacacional en Uruguay: cómo se generan, cómo se calculan y cuándo se pagan

La licencia anual y el salario vacacional se pagan casi siempre en el mismo momento, pero son dos partidas distintas, con reglas propias de generación, de cálculo y de tratamiento ante BPS y DGI. Confundirlas es una de las causas más frecuentes de diferencias en la liquidación de sueldos. Esta guía explica cómo se generan los días, cómo se calcula cada concepto, cuándo deben pagarse y qué ocurre con la licencia no gozada al terminar la relación laboral.

Cómo se genera la licencia

Los trabajadores de la actividad privada tienen derecho a un mínimo de 20 días de licencia anual remunerada por cada año de trabajo. El derecho se adquiere con el año completo; si el trabajador tiene menos de un año en la empresa, la licencia se calcula en proporción al tiempo trabajado dentro del año civil, al 31 de diciembre.

La licencia se genera en un año y se goza al año siguiente. No es renunciable: son nulos los acuerdos por los que el trabajador cede su licencia o acepta cobrarla en dinero mientras la relación laboral continúa vigente.

No todas las ausencias se computan igual. Los períodos amparados por subsidio por enfermedad tienen un tratamiento distinto al del seguro de desempleo, que por regla general no genera licencia. Antes de liquidar conviene revisar las incidencias del período.

Días adicionales por antigüedad

Al quinto año de trabajo se genera un día de licencia por antigüedad, que se suma a la licencia ordinaria. A partir de ahí se agrega un día más por cada cuatro años trabajados, sin tope máximo. Al igual que la licencia ordinaria, el día por antigüedad se genera un año y se usufructúa al siguiente.

Antigüedad	Días anuales de licencia
Menos de 5 años	20
5 a 7 años	21
8 a 11 años	22
12 a 15 años	23
16 a 19 años	24
20 a 23 años	25
24 a 27 años	26

Varios grupos de Consejos de Salarios establecen regímenes más favorables que el general, así que siempre corresponde revisar el convenio colectivo aplicable a la empresa antes de liquidar.

Cuándo se goza y cómo se cuentan los días

La licencia debe gozarse dentro del año siguiente al que la generó, y la empresa coordina su otorgamiento considerando las necesidades del servicio y el derecho del trabajador al descanso. En actividades con temporada alta o equipos chicos, planificarla con anticipación evita que se acumulen saldos.

Para contar los días hay dos reglas que suelen generar dudas: los feriados no se computan dentro de la licencia, y los sábados sí se computan, porque no son feriados. Además, la licencia no puede comenzar en el día de descanso semanal del trabajador.

¿Se puede fraccionar?

La regla es el goce en un período continuo. El fraccionamiento es posible, pero no basta con un acuerdo informal entre la empresa y el trabajador: requiere un convenio colectivo aprobado, que puede habilitar la división en dos períodos continuos, de los cuales el menor no puede ser inferior a diez días.

El acuerdo de fraccionamiento lo firman al menos la mitad más uno de los trabajadores y el representante de la empresa, y se presenta anualmente junto con la nómina de licencias en el Libro Único de Trabajo. En el régimen rural existe un esquema distinto, que admite períodos de al menos cinco días mediante acuerdo escrito entre las partes.

Qué es el salario vacacional y cómo se calcula

El salario vacacional, creado por la Ley 16.101, es una suma adicional destinada al mejor goce de la licencia. Equivale al 100 % del jornal líquido de vacaciones por cada día de licencia que el trabajador va a gozar.

La palabra clave es líquido: la base no es el nominal, sino el nominal menos los aportes a la seguridad social y el impuesto a las retribuciones personales. Por eso el salario vacacional nunca coincide con el importe de la licencia.

Ejemplo de cálculo

Trabajador mensual, sueldo nominal de $60.000, sin partidas variables, que va a gozar 10 días de licencia. Para el ejemplo se usa un descuento personal ilustrativo del 19,5 %.

Concepto	Importe
Licencia nominal: $60.000 ÷ 30 × 10 días	$20.000
Descuentos personales ilustrativos (19,5 %)	–$3.900
Licencia líquida	$16.100
Salario vacacional (100 % de la licencia líquida)	$16.100

El porcentaje de descuento es solo ilustrativo: la liquidación real depende de las tasas aplicables al trabajador y del efecto del IRPF sobre el líquido. Lo que no cambia es la mecánica: primero se determina el líquido de la licencia y recién sobre ese importe se calcula el salario vacacional.

Cuándo se paga

El salario vacacional debe abonarse antes del inicio de la licencia, en proporción a los días que se van a gozar. Si la licencia se fracciona en períodos válidamente acordados, corresponde liquidar el salario vacacional de cada período al inicio de cada uno.

En la práctica, preparar ambas liquidaciones y entregar los recibos antes de que el trabajador salga de vacaciones evita reclamos y diferencias posteriores.

Tratamiento ante BPS e IRPF

Son dos planos distintos y conviene no mezclarlos.

Seguridad social. La remuneración de la licencia efectivamente gozada es materia gravada y tributa aportes personales y patronales como cualquier salario. El salario vacacional legal, en cambio, no resulta gravado, siempre que se pague en forma simultánea con la licencia y no supere el 100 % del monto legal. Las empresas que pagan un complemento por encima de ese tope —por convenio o por política interna— deben analizarlo: el excedente queda alcanzado por las contribuciones especiales de seguridad social, y lo mismo ocurre si el complemento se abona en un momento distinto del pago legal.

IRPF. Tanto la licencia como el salario vacacional son rentas de trabajo gravadas. Que una partida no aporte al BPS no implica que esté exonerada de IRPF. El aguinaldo y el salario vacacional obligatorios tienen además una particularidad: la retención se determina con una tasa proporcional calculada en forma independiente del resto de las rentas de trabajo del contribuyente.

Licencia no gozada al terminar la relación laboral

Cuando la relación laboral termina —por renuncia, despido o cualquier otra causal— corresponde liquidar los días de licencia generados y no gozados, cualquiera sea el motivo del egreso.

El cálculo incluye dos componentes: el saldo pendiente de períodos anteriores y la licencia proporcional generada durante el año del egreso. Sobre esos días también corresponde el salario vacacional. Como el tratamiento de estas partidas en la nómina difiere del de la licencia efectivamente gozada, conviene revisarlo caso por caso antes de presentar la declaración.

Licencias especiales

Además de la licencia anual existen licencias especiales de corta duración, con requisitos propios de comunicación, acreditación y duración: estudio, matrimonio, duelo, paternidad y adopción, donación de sangre y controles médicos preventivos, entre otras. No se confunden con la licencia anual ordinaria ni generan salario vacacional adicional.

Marco normativo

Ley 12.590 y Ley 13.556 (licencia anual), Decreto Ley 14.328 (cálculo para remuneraciones variables), Decreto 497/78 y concordantes (cómputo y registro), Ley 16.101 y Decreto 113/96 (salario vacacional y condiciones para su no gravabilidad), y los convenios colectivos de cada grupo de actividad.

Cómo lo trabajamos en GRO

Una liquidación correcta exige controlar la fecha de ingreso, la antigüedad, los períodos computables, las remuneraciones variables y los días efectivamente gozados, además del convenio del grupo. En GRO Consultores liquidamos licencias, salarios vacacionales y liquidaciones finales, y revisamos el régimen aplicable a cada empresa antes de la temporada de vacaciones, que es el momento en que conviene detectar los saldos acumulados y no en la liquidación final de un egreso.